Бумажные письма практически ушли из нашей жизни и на смену им пришло электронное общение. Сегодня электронная почта уместна уже не только в дружеском общении, но и в деловом. А это значит, что стоит научиться правильно оформлять письма и знать элементарные основы этикета в электронном общении.
E-mail, как средство общения Источник фото: pixabay.
comВероятно, каждый из вас хоть раз получал письмо, которое немного раздражало. Как правило, нас расстраивают несколько моментов в электронных письмах: отсутствие темы, что заставляет нас тратить время на поиски нужного письма,
неудачное время для почты, когда сигнал будит нас среди ночи,
неграмотный текст,
фамильярное обращение,
слишком яркое оформление,
неудачное форматирование, что затрудняет чтение. Порой такие письма хочется сразу отправить в корзину, чтобы не тратить ни время, ни нервы. И чтобы ваши письма не оказались в той же виртуальной корзине, давайте научимся правильно их писать.
Тема письма
Всегда кратко называйте свое письмо, чтобы адресат мог сразу понять, о чем идет речь. Сегодня многие почтовые сервисы предлагают услугу сортировки писем и вам будет проще делать это, сразу зная, о чем письмо.
Выбирайте время Источник фото: pixabay.com
Если вам в голову пришла гениальная идея, а на часах уже 2:00, запишите мысль в блокнот. Если же вы начнете присылать письма после полуночи, то тем самым дадите понять, что рабочий график у вас приближается к формату 24/7. А вам хочется, чтобы партнер впоследствии просил сделать работ за ночь?
Да и никому не нравятся уведомления, приходящие в полночь, когда ты как раз собрался посмотреть сладкий сон.
Форматирование: будьте сдержаннее
Все, что слишком, то нехорошо. Это должно быть вашим главным правилом в оформлении писем. Конечно, существуют определенные требования к деловой переписке. Но даже если вы пишете другу, то десять восклицательных знаков могут напрягать.
Всевозможные цветочки, бабочки и фигурные линии тоже оставьте «за бортом». Человеку важно прочесть суть, а не увидеть ваши художественные способности. Источник фото: pixabay.com
Всем пока, я в отпуск!
Отдых — это, конечно, замечательно. Но что делать с почтой? Заранее, примерно за неделю до даты вашего отпуска предупредите всех, с кем сейчас ведете активную переписку о своем отсутствии. В теле письма сообщите дату отъезда, дату окончания отдыха и контакты тех, с кем можно связываться в ваше отсутствие.
Для тех же, кто пишет вам время от времени, установите автоответчик с сообщением примерно того же содержания. Так люди не будут думать, что вы игнорируете их письма и будут точно знать, что для вас важно общение с ними.
Фамильярности в сторону
Обращения по типу «дорогой и милый» — это, конечно, очень мило, но не всегда уместно. Поэтому, к посторонним людям обращайтесь более нейтрально, это будет более уместно. К тому же, вы можете не быть уверены в возрасте и статусе получателя, а нейтральный подход всегда будет лучше промаха.
Если у вас есть вредные привычки, узнайте, как перестать кусать ногти.
Свежие комментарии